Hopp til hovedinnhold
Hopp til søkeboks
Hopp over båndkommandoer
Logg på

Postlister og dokumentbestilling

Karine Engebretsen Endret:08.11.2018 13:37 Emneord (los) Postlister

Postlister
Det føres lister over all post som sendes til eller fra Halden kommune. 

Dersom du ønsker postlister fra andre år kan dette bestilles på postmottak@halden.kommune.no

Dokumentbestilling og bestilling av nye postlister gjøres fra Innsyn.

Dokumentbestilling/innsynsbegjæring
Du kan bestille nye dokumenter under Innsyn.
Benytt vår elektroniske tjeneste som du finner her for gamle dokumenter: Innsynsbegjæring  

Dersom du ikke ønsker å benytte vår elektroniske løsning og heller sender bestillingen på e-post eller pr. brev og du kjenner saks- og dokumentnummer, er det fint om du oppgir det når du bestiller.


Behandling av post i kommunen
All post som kommer inn til kommunen som er arkivverdig,  blir registrert i kommunens sak-/arkivsystem. Det samme gjelder utgående post. Som et resultat av registrert post får man såkalte postlister. En for utgående post og en for inngående post. Post kan være brev, søknader, søknadsskjemaer, spørsmål, mailer etc.

Post som inneholder personsensitivt innhold blir enten registrert i egne fagsystemer for dette eller registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemlet skjerming av opplysninger som er unntatt offentligheten.

Felles postmottak
Kommunen har felles postmottak for hele kommuneorganisasjonen. Det finner du i rådhuset ved Servicesenteret. Det betyr at dersom du leverer post i Servicesenteret er det kort vei til innskanning og registrerering i sak-/arkivsystemet.

Registrering, dato, saksbehandler og innskanning
Før posten registreres og skannes inn i sak-/arkivsystemet  blir det påført dato for når posten er åpnet. I sak-/arkivsystemet påføres en saksbehandler som skal besvare/behandle posten eller ufordelt til riktig avdeling. Ufordelte saker blir behandlet i postmøter på avdelingene og påført saksbehandler.

Saksnummer
Dersom brevet/dokumentet/mailen omhandler en sak som har vært opprettet tidligere blir den registrert på denne. Dersom det er en helt ny sak blir det opprettet et nytt saksnummer. På denne måten vil alle inn- og utgående brev, dokumenter etc. som gjelder en bestemt sak være registrert på samme saksnummer.

Elektronisk arkiv
Halden kommune har et elektronisk arkiv og det betyr at dersom et brev har kommet til postmottaket går det fra papirform til elektronisk form før det går videre til saksbehandlerne. Det betyr at brev og dokumenter "ikke blir borte på veien" etter at de først er registrert i sak-/arkivsystemet. 

God oversikt
Når man har et fullelektronisk arkiv og registrerer post på den måten som Halden kommune gjør, kan man enkelt se når kommunen har fått et brev/sak og når brevet/saken er besvart/behandlet. 

 

 Kontakt

 

 Skjema

 

 

Opprettet: 29.11.2010 12:13

Halden kommune - Postboks 150, 1751 Halden - Storgata 8, 1771 Halden - Telefon 69 17 45 00 - Telefax 69 18 00 58
Org. nr.: 959159092  Ansvarlig redaktør: Karine Engebretsen -
postmottak@halden.kommune.no

Vihar