Postlister og dokumentbestilling

Postlister og dokumentbestilling

Det føres lister over all post som sendes til eller fra Halden kommune.

Innsyn

  • Dokumentbestilling og bestilling av nye postlister gjøres fra Innsyn.

Dokumenter fra 2008 - juni 2020

  • Dersom du ønsker postlister fra andre år enn det som er tilgjengelig i Innsynsportalen eller du trenger historiske dokumenter fra arkivet kan dette bestilles på postmottak@halden.kommune.no

Dokumentbestilling/innsynsbegjæring

Du kan bestille nye dokumenter under Innsyn.
Benytt vår elektroniske tjeneste som du finner her for gamle dokumenter: Innsynsbegjæring  

Dersom du ikke ønsker å benytte vår elektroniske løsning og heller sender bestillingen på e-post eller per. brev og du kjenner saks- og dokumentnummer, er det fint om du oppgir det når du bestiller.

Behandling av post i kommunen

All post som kommer inn til kommunen som er arkivverdig,  blir registrert i kommunens sak-/arkivsystem. Det samme gjelder utgående post. Som et resultat av registrert post får man såkalte postlister. En for utgående post og en for inngående post. Post kan være brev, søknader, søknadsskjemaer, spørsmål, eposter etc.

Post som inneholder personsensitivt innhold blir enten registrert i egne fagsystemer for dette eller registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemlet skjerming av opplysninger som er unntatt offentligheten.

Felles postmottak

Kommunen har felles postmottak for hele kommuneorganisasjonen. Det finner du i rådhuset ved Servicesenteret. Det betyr at dersom du leverer post i Servicesenteret er det kort vei til innskanning og registrerering i sak-/arkivsystemet.

Registrering, dato, saksbehandler og innskanning

Før posten registreres og skannes inn i sak-/arkivsystemet  blir det påført dato for når posten er åpnet. I sak-/arkivsystemet påføres en saksbehandler som skal besvare/behandle posten eller ufordelt til riktig avdeling. Ufordelte saker blir behandlet i postmøter på avdelingene og påført saksbehandler.

Saksnummer

Dersom brevet/dokumentet/eposten omhandler en sak som har vært opprettet tidligere blir den registrert på denne. Dersom det er en helt ny sak blir det opprettet et nytt saksnummer. På denne måten vil alle inn- og utgående brev, dokumenter etc. som gjelder en bestemt sak være registrert på samme saksnummer.

Elektronisk arkiv

Halden kommune har et elektronisk arkiv og det betyr at dersom et brev har kommet til postmottaket går det fra papirform til elektronisk form før det går videre til saksbehandlerne. Det betyr at brev og dokumenter "ikke blir borte på veien" etter at de først er registrert i sak-/arkivsystemet. 

God oversikt

Når man har et fullelektronisk arkiv og registrerer post på den måten som Halden kommune gjør, kan man enkelt se når kommunen har fått et brev/sak og når brevet/saken er besvart/behandlet.