Arbeidsbelastningen reduseres, personellet fokuserer mer på pasienten/brukeren og mindre på skjerm og dokumentasjonen blir mer fullstendig.

Digitaliseringsavdelingen ved Øyvind A Grandahl presenterte erfaringene fra arbeidet avdelingen har jobbet med for samarbeidsforumet DigiViken nylig. Flere kommuner gjør de samme erfaringene.Denne type verktøy er enkle å ta i bruk, samtidig kan det bidrar med betydelig verdi på flere områder.

- Vi tok initiativ til å få demonstrert denne type verktøy fra tre leverandører i desember 2025. Vi landet avtale med to av de i januar og prosjektleder Sven-Erik Holter-Tollefsen startet utprøvingsprosjektet sammen med tjenestene i februar/mars, forteller Grandahl.

"Tale til tekst" er et verdifullt verktøy for legevakten.

Vi startet opp å teste en løsning for kommunelegekontoret, legevakt og fengselshelsetjenesten og en annen løsning for barnevern og HR. Planen er å skalere dette videre, dersom kost-/nyttevurderingene tilsier det.

Erfaringer fra dette arbeidet ble også delt under eKommune-konferansen av direktør Helse og mestring, Martin Ekran.

Reduserer tidspress – mer tid til pasientene

Sammen med Digitalisering og IT har Stangeberget legesenter, Halden og Aremark legevakt og fengselshelsetjenesten testet et såkalt transkriberingsverktøy fra 4. mars til 19. april. Barnevernet og HR har testet et annet, men tilsvarende verktøy i perioden 13. april til 1.mai. 

Slik fungerer det:

Dette er utstyret som omgjør møter og samtaler til skrevet tekst.

• Løsningene tar opp samtalen og utarbeider utkast til journalnotat/referat.
• Personellet bruker dermed ikke tid under samtalen til å notere, og etter samtalen gås utkast til referatet/notat gjennom og ferdigstilles.

Det oppnås bedre pasient-/brukerkontakt underveis i samtalen og kvaliteten på notatene/referatene blir bedre.

Resultatene fra testperioden for kommunelegekontor og fengselshelse er tydelig:

• Redusert tidsbruk på journalføring
• Økt tilstedeværelse i konsultasjonen
• Mindre overtid og stress
• Bedre pasientsikkerhet
• Bedre arbeidsmiljø
• Resultatene fra testperioden i barnevernet er også tydelig:
• Betydelig redusert skrivetid etter møter og samtaler
• Referater fra møter som tidligere tok opptil to timer å produsere, kan nå ferdigstilles på 5–15 minutter
• Gjennomgående tidsbesparelse på tvers av team og mindre stress

De ser også:

• Kraftig reduksjon eller fullstendig bortfall av uferdige dokumenter
• Mer ajourført dokumentasjon i alle faser av sakene
• Bedre oversikt og forutsigbarhet i arbeidshverdagen

I mange av våre tjenester oppleves det i økende grad tidspress og høye krav til dokumentasjon. Det kan være utfordrende å få tid underveis til å notere og få med essensielle detaljer i samtaler og møter. Opplevelsen av å være «bakpå» med oppgaver og alt man skal huske kan være krevende i en hektisk hverdag.

- Jeg er glad for at vi her har identifisert et stort potensial og kommet i gang med utprøving av tale til tekst-verktøy. Det er svært gledelig at vi bare etter få uker ser tydelige resultater som er vinn-vinn både for ansatte og pasienter/brukere, sier Sven-Erik Holter-Tollefsen, prosjektleder og rådgiver ved IT-avdelingen i Halden kommune.

Prosjektledelsen og barnevernet er fornøyd med bruk av KI til å skrive referater fra møter og samtaler.

Sitater fra personell

Her er noen sitater fra personell som har testet ut løsningene:

«Fører til mindre forsinkelser i jobbhverdagen og følelse av roligere jobbhverdag – løper mindre.»

«Kan vie mer oppmerksomhet til pasienten under samtalen, uten å måtte skrive eller se på skjerm samtidig.»

«Dokumentasjonen blir mer utfyllende, særlig når pasienten tar opp flere problemstillinger enn opprinnelig planlagt.»

«Det er mye raskere å fullføre detaljert dokumentasjon og skrive henvisninger, noe som avlaster betydelig på en travel arbeidsdag.»

«Notatene må alltid gjennomgås nøye – legen har fortsatt fullt ansvar for journalføringen.»

Testperiodene er nå gjennomført. Konklusjonen er at løsningen videreføres for leger og fysioterapeut, og at den foreløpig ikke ga like stor gevinst på legevakt. Løsningen som er testet ut i barnevernet har vist gode resultater og mange andre tjenester «står i kø» for å komme i gang med utprøving.

Primært handler det om notat/referat fra samtaler hvor vi i dag bruker mange timer i uken på å produsere. Det løses ved godkjent KI via sertifisert og kvalitetssikret app. Samme løsning kan være aktuell for flere deler av organisasjonen. 

- Vi er ikke første kommune som tar dette i bruk og teknologien har vært på markedet en liten stund. Dette er nytt i vår organisasjon og vi vet og ser etter testperioden at det har et stort potensial, sier Grandahl. 

Halden kommune er opptatt av å bruke ny teknologi systematisk, fremfor å vilkårlig teste enkeltverktøy her og der. Vi må tenke nytt, men samtidig gjøre det på en måte som er trygg og faktisk fungerer i praksis.