- Halden kommune ønsker å være en åpen kommune. Det er viktig i et demokratisk samfunn. Åpne møter, kommune-TV, elektronisk postjournal og mulighet til å få innsyn i dokumenter, er allerede godt etablert i kommunen, men vi vet at vi kan bli enda bedre. Derfor ønsker vi å åpne opp mer ved å ta i bruk fulltekstpublisering. På den måten slipper journalister og innbyggere å vente på våre saksbehandlere før man kan lese kommunens dokumenter, sier kommunedirektør Roar Vevelstad i Halden kommune.
Fulltekstpublisering er en løsning som norsk presse etterspør, blant annet gjennom en årlig kåring der norske kommuners åpenhet vurderes. En slik løsning betyr at post til og fra kommunen vil bli lagt ut åpent på nett.
Kommunens post kan du se i den elektroniske postjournalen som ligger her.
Sparer mye tid
I postlisten på nett har man til nå stort sett kunnet lese en overskrift samt mottaker og avsender. Journalister og innbyggere som trenger å se kommunale dokumenter, har måttet sende en innsynsbegjæring for å få lese selve dokumentet. Deretter har kommunens saksbehandlere vurdert søknaden før man har sendt svar tilbake.
- Fordi det er mye post til og fra en kommune og det kommunen driver med har stor offentlig interesse, tar innsynsbegjæringer mye tid for kommunens ansatte. Det er så omfattende at vi ikke alltid klarer å svare like raskt som det forventes. Med fulltekstpublisering vil kommunens saksbehandlere spare mye arbeidstid. I tillegg vil media og kommunens innbyggere finne ut av det de trenger mye raskere enn før, fordi de slipper å vente på svar, sier kommunedirektøren.
Noen unntak
Selv om veldig mye av posten som går inn og ut av en kommune kan ligge åpent tilgjengelig, så finnes det unntak. Samtidig som kommunen åpner mer opp, skal informasjon som alltid har blitt vernet om selvfølgelig beskyttes videre:
- Personlig helseinformasjon, elevsaker, barnehagesaker og personalsaker er eksempler på temaer som ikke publiseres i en innsynsløsning i det hele tatt. Det skyldes hensynet til personvern. Det er mulig å søke om innsyn i egen sak.
- I tillegg finnes det saker som publiseres i en innsynsløsning, men der deler av dokumentet unntas offentlighet. Det kan for eksempel være forretningshemmeligheter eller samfunnskritisk informasjon. Slike saker vil ikke legges ut som fulltekst, men man kan se at dokumentet finnes og må søke om innsyn som før hvis man trenger dette. Da vil innsynsbegjæring vurderes fra sak til sak som før.
Gradvis innføring
Halden kommune vil innføre fulltekstpublisering gradvis. Dette for å sikre at interne rutiner er godt kjent for saksbehandlerne. Innføringen vil skje avdelingsvis over noe tid. Post til og fra kommunalavdeling teknisk er det første som åpnes opp. Det skjer fra 1. desember.
- Det som må beskyttes, skal vi håndtere forsvarlig i tråd med alle regler som gjelder. Innbyggerne selv bør derimot være oppmerksom på at alt som ikke er unntatt offentlighet, nå blir enda mer offentlig med fulltekstpublisering. Når du skriver til Halden kommune kan det være lurt å tenke over at ditt brev eller epost til kommunen, snart kan leses av alle. Det er en følge av å ha en åpen og gjennomsiktig kommune, sier kommunedirektør Roar Vevelstad.
Fulltekstpublisering benyttes allerede av mange norske kommuner og statlige virksomheter. Så selv om ordningen er ny i Halden, er dette en løsning som er velprøvd og som fungerer godt.