I vår innsynsløsning finner du lister over all post som sendes til eller fra Halden kommune samt politisk møtekalender med dokumenter.
Sist endret 02.01.2023 09:37
Innsyn
Dokumenter fra 2008 - juni 2020
Dokumentbestilling og bestilling av nye postlister gjøres fra Innsyn.
Dokumentbestilling og bestilling av nye postlister gjøres fra Innsyn.
Dersom du ønsker postlister fra andre år enn det som er tilgjengelig i Innsynsportalen eller du trenger historiske dokumenter fra arkivet
kan dette bestilles på e-post: postmottak@halden.kommune.no
Bruk lenkene under for å finne fram i innsynsportalen
Nyere dokumenter kan du bestille når du er inne i vår portal Innsyn.
Dersom du trenger eldre dokumenter enn de du finner i innsynsløsningen, kan du benytte vår elektroniske tjeneste her:
Dersom du ikke ønsker å benytte vår elektroniske løsning, kan du sende bestillingen på e-post eller per brev. Ved slik bestilling er det fint om du oppgir saks- og dokumentnummer når du bestiller - om dette er kjent.
Offentlighetsloven heter egentlig "Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet". Hovedregelen er altså at alle kan kreve innsyn i saksdokumentene til folkevalgte organer. Forskjellsbehandling av innbyggerne er ikke tillatt.
Det finnes likevel bestemmelser om unntak fra offentlighet. Dette gjelder dokumenter som inneholder opplysninger hvor kommunen har taushetsplikt. Videre gjelder det dokumenter hvor det ikke er taushetsplikt, men der kommunen etter visse kriterier likevel kan beslutte å unnta dem fra offentlighet. Hvilke kriterier dette er, kan du lese i lovens §§ 13 - 27.
Hva Halden kommune ikke kan gi innsyn i
Unntak fra innsynsretten må begrunnes med en lovhjemmel. Det mest vanlige grunnen til å ikke gi innsyn er taushetsplikten eller at det er snakk om et internt dokument. I Halden kommune praktiserer vi såkalt «meroffentlighet». Det betyr at selv om man har en unntakshjemmel og kan unnta et dokument eller en informasjon, skal man likevel vurdere om dokumentet eller informasjonen skal offentliggjøres.
For å unngå at opplysninger om enkeltpersoner sammenstilles på en måte som medvirker til brudd på taushetsplikten, er ikke elevmapper og personalmapper en del av den offentlige postlisten.
Lover og regler
Behandling av post i Halden kommune
All arkivverdig post som blir sendt til kommunen registreres i vårt sak-/arkivsystem.
All post som kommer inn til kommunen som er arkivverdig blir registrert i kommunens sak-/arkivsystem. Det samme gjelder utgående post. Som et resultat av registrert post får man såkalte postlister. En for utgående post og en for inngående post. Post kan være brev, søknader, søknadsskjemaer, spørsmål, e-poster og lignende.
Post som inneholder personsensitivt innhold blir enten registrert i egne fagsystemer for dette, eller registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemlet skjerming av opplysninger som er unntatt offentligheten.
Kommunen har felles postmottak for hele kommuneorganisasjonen. Det finner du i rådhuset ved Servicesenteret. Det betyr at dersom du leverer post i Servicesenteret er det kort vei til innskanning og registrerering i sak-/arkivsystemet.
Registrering, dato, saksbehandler og innskanning
Før posten registreres og skannes inn i sak-/arkivsystemet blir det merket med dato for når posten er åpnet. I sak-/arkivsystemet legges det til en saksbehandler som skal besvare/behandle posten eller fordelt til riktig avdeling. Ufordelte saker blir behandlet i postmøter på avdelingene og påført saksbehandler.
Saksnummer
Dersom brevet/dokumentet/e-posten omhandler en sak som har vært opprettet tidligere blir den registrert på denne. Dersom det er en helt ny sak blir det opprettet et nytt saksnummer. På denne måten vil alle inn- og utgående brev og dokumenter som gjelder en bestemt sak være registrert på samme saksnummer.
Halden kommune har et elektronisk arkiv og det betyr at dersom et brev har kommet til postmottaket går det fra papirform til elektronisk form før det går videre til saksbehandlerne. Det betyr at brev og dokumenter "ikke blir borte på veien" etter at de først er registrert i sak-/arkivsystemet.
God oversikt
Når man har et fullelektronisk arkiv og registrerer post på den måten som Halden kommune gjør, kan man enkelt se når kommunen har fått et brev/sak og når brevet/saken er besvart/behandlet.